Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk

Warmvast Isolatie B.V. (hierna: Warmvast) is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens, in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Naam

Warmvast Isolatie B.V.

KvK-nummer

42207011

Adres

Parallelweg 128-F, 1948 NN Beverwijk

E-mailadres

info@warmvastisolatie.nl

Telefoonnummer

085 800 50 70

2. Welke gegevens wij verwerken, en waarom

Als u de isolatiescan gebruikt

U vult postcode, huisnummer en eventueel een toevoeging in. Onze server vraagt daarmee woninggegevens op bij twee openbare bronnen: PDOK (het Kadaster) voor adres, bouwjaar en oppervlakte, en EP-Online voor een eventueel geregistreerd energielabel. De luchtfoto van uw woning laadt uw browser rechtstreeks van PDOK. PDOK ziet daarbij uw IP-adres en de plek die u bekijkt.

Het adres uit de scan gebruiken wij alleen om u de indicatie te laten zien. Het komt niet in ons klantsysteem, tenzij u zelf een aanvraag verstuurt. Wel stuurt uw browser het adres mee in het webadres van het verzoek aan onze server, en onze hostingomgeving noteert zulke verzoeken in een logbestand (zie “Technische gegevens”). De opgevraagde, openbare woninggegevens houden wij ongeveer een maand in een tijdelijke opslag, zodat de scan snel blijft. Die opslag bevat geen naam of contactgegevens.

Als u een aanvraag verstuurt

Na de scan kunt u uw gegevens achterlaten. Wij vragen dan om uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres (straat en huisnummer, postcode en plaats), de maatregelen waarin u geïnteresseerd bent en, als u dat wilt, een opmerking. Wij gebruiken die gegevens om u binnen 24 uur (op werkdagen) terug te bellen, uw situatie door te nemen en, als u dat wilt, een technische opname en offerte voor te bereiden.

Uw aanvraag gaat via een koppeling (n8n) naar ons klantsysteem (Teamleader), waar uw aanvraag als nieuwe klant te zien is voor ons en voor de inspecteurs die uw opname doen. Het vinkje bij het formulier is uw toestemming om u te bellen over de aanvraag. Zonder dat vinkje versturen wij niets.

U bent niet verplicht om gegevens achter te laten. Zonder uw naam en telefoonnummer kunnen wij u alleen niet terugbellen en geen offerte maken.

Als u contact met ons opneemt

Belt of mailt u ons, dan verwerken wij wat u vertelt en uw contactgegevens om uw vraag te beantwoorden.

Als u een opdracht geeft

Dan verwerken wij ook de gegevens die nodig zijn om het werk uit te voeren, te factureren en uw ISDE-subsidie aan te vragen. Denk aan uw adres, foto’s van het werk, meldcodes en betaalgegevens. Voor de uitvoering geven wij uw naam, adres en telefoonnummer door aan de uitvoerders die het werk doen. Voor de subsidie gaan gegevens naar RVO, en bij een gemeentelijke regeling naar uw gemeente. Dit doen wij op basis van de overeenkomst en onze wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld voor de administratie.

Technische gegevens

Onze hostingomgeving noteert bij elk verzoek aan de website uw IP-adres, uw browser en welke pagina of welk verzoek het was. Dat doen wij voor de beveiliging en om storingen op te sporen.

Bij de formulieren houden wij daarnaast een gehashte vorm van uw IP-adres kort bij, zodat er per IP-adres maar enkele verzoeken tegelijk kunnen binnenkomen. Dat beschermt de website tegen misbruik. Het is een afgeleide code, geen leesbaar adres, maar wel een persoonsgegeven. Bij de scan blijft die code ongeveer 1 minuut staan, bij de aanvraag ongeveer 10 minuten. In de database kan hij daarna nog tot een dag blijven staan, tot de dagelijkse opschoning.

Wat wij niet doen

Wij verkopen uw gegevens niet. Wij nemen geen besluiten over u door een geautomatiseerd proces. De indicatie in de scan is een rekenvoorbeeld op basis van openbare gegevens en geen besluit over uw subsidie: dat neemt RVO.

3. Op welke grond

• Uw toestemming, voor het terugbellen over uw aanvraag en voor statistieken. U kunt die toestemming altijd intrekken. Dat werkt niet terug op wat daarvoor is gebeurd.
• Uw verzoek, voor de isolatiescan, een offerte en het beantwoorden van uw vraag aan ons. U vraagt dat zelf, vóór er een overeenkomst is.
• De overeenkomst, voor het uitvoeren van uw opdracht.
• Een wettelijke verplichting, zoals de fiscale administratie.
• Ons gerechtvaardigd belang, voor de beveiliging van de website en het voorkomen van misbruik.

4. Met wie wij gegevens delen

Alleen met partijen die wij nodig hebben. Met partijen die gegevens namens ons verwerken leggen wij afspraken vast, waar de AVG dat vraagt.

• Teamleader, ons klantsysteem, voor uw contactgegevens en aanvraag.
• n8n, de automatisering die uw aanvraag naar Teamleader brengt.
• Onze inspecteurs, zelfstandigen die voor ons werken, voor uw aanvraag en de opname bij u thuis.
• Onze hostingpartij (Endurer Hosting), waar de website en de logbestanden staan.
• PDOK en EP-Online, openbare bronnen die uw postcode en huisnummer ontvangen als u de scan gebruikt.
• Onze boekhouder, voor de administratie, alleen als u een opdracht geeft.
• Uitvoerders, RVO en gemeente, alleen als u een opdracht geeft: de uitvoerders voor het werk, RVO voor de ISDE-subsidie en uw gemeente voor een gemeentelijke regeling.
• Google (Google Tag Manager), alleen als u toestemming geeft voor statistieken.

Google kan gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Dat gebeurt alleen na uw toestemming voor statistieken, en onder een passende waarborg, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen.

5. Hoe lang wij gegevens bewaren

• Een aanvraag die niet tot een opdracht leidt: niet langer dan nodig is om u terug te bellen en uw vragen te beantwoorden. Daarna verwijderen wij die uit ons klantsysteem. Vraagt u eerder om verwijdering, dan doen wij dat eerder.
• Gegevens bij een opdracht: zolang de overeenkomst loopt en daarna 7 jaar, de wettelijke bewaartermijn voor de administratie.
• Het subsidiedossier (meldcodes, fotobewijs): zolang dat nodig is voor uw ISDE-aanvraag en de verantwoording daarvan.
• Uw cookiekeuze: 180 dagen. Daarna vragen wij het opnieuw.

6. Cookies

Wij plaatsen alleen cookies met uw toestemming, op één na: die onthoudt uw keuze. Bij uw eerste bezoek vragen wij die toestemming. Weigeren kan even makkelijk als accepteren, en u kunt uw keuze altijd wijzigen via “Cookie-instellingen” onderaan elke pagina.

Met uw toestemming meten wij met Google Tag Manager welke pagina’s en knoppen worden gebruikt en hoe ver u in de isolatiescan komt. Dat omvat of uw woning geschikt is, het bouwjaar, het indicatiebedrag voor de subsidie en het aantal maatregelen dat u kiest. Uw naam, e-mailadres en telefoonnummer sturen wij hier niet mee.

Trekt u uw toestemming in, dan verwijderen wij de cookies van Google die wij kunnen bereiken en laden wij de pagina opnieuw zonder Tag Manager.

WordPress, waarmee de website is gebouwd, plaatst wel inlogcookies, maar alleen voor medewerkers die inloggen op het beheergedeelte. Bezoekers krijgen die niet.

7. Beveiliging

De website draait over een beveiligde verbinding (https). Toegang tot persoonsgegevens hebben alleen de mensen die ze nodig hebben voor hun werk. Ontdekken wij een datalek dat u raakt, dan melden wij dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, als de wet dat vraagt, ook bij u.

8. Uw rechten

U kunt ons vragen om:

• inzage in de gegevens die wij van u hebben;
• correctie van gegevens die niet kloppen;
• verwijdering van uw gegevens;
• beperking van de verwerking;
• uw gegevens in een gangbaar formaat mee te krijgen of door te geven (overdraagbaarheid).

U kunt ook bezwaar maken tegen een verwerking, en een gegeven toestemming intrekken.

Stuur uw verzoek naar info@warmvastisolatie.nl. Om te voorkomen dat iemand anders uw gegevens opvraagt, kunnen wij u vragen om u te identificeren. Wij antwoorden binnen één maand. Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Wijzigingen

Wijzigt er iets in wat wij met uw gegevens doen, dan passen wij deze verklaring aan en verhogen wij het versienummer bovenaan. Is de wijziging van belang voor uw keuze over cookies, dan vragen wij die opnieuw.

10. Vragen

Mail naar info@warmvastisolatie.nl of bel 085 800 50 70.